Du behöver inte vara störst för att lämna ett konkurrenskraftigt anbud. Men du behöver välja rätt affär, förstå vad köparen efterfrågar och visa att ditt företag kan leverera. I offentlig upphandling räcker det inte att vara skicklig på sitt jobb: det måste också framgå i anbudet, på det sätt som upphandlingsdokumenten kräver.

Den här guiden bygger på Upphandlingsmyndighetens vägledning för leverantörer, inte på egna intervjuer med upphandlare. Råden hjälper dig att arbeta mer systematiskt – de är ingen garanti för att vinna.

1. Välj en affär som ditt företag klarar att leverera

Börja med affären, inte med anbudsblanketten. Stämmer uppdragets omfattning, geografi och tidsplan med era resurser? Har ni de referenser och den ekonomiska kapacitet som efterfrågas? Klarar ni att bemanna leveransen även om någon blir sjuk eller andra uppdrag kommer in?

Läs både krav och avtalsvillkor. Ett kontrakt som ser attraktivt ut kan bli olönsamt om exempelvis restider, bemanning, betalningsvillkor eller skyldigheter under avtalstiden inte finns med i kalkylen.

Kontrollera också om upphandlingen är uppdelad i delkontrakt. Det kan göra det möjligt att lämna anbud på en viss tjänst eller ett geografiskt område i stället för hela uppdraget. Följ dokumentens regler för vilka delar du får lämna anbud på och hur de tilldelas. Alla upphandlingar är inte uppdelade.

Exempel: Ett mindre serviceföretag kan ha kapacitet för ett av de områden som upphandlas, men inte för hela kommunen. Om separata delkontrakt finns kan den mindre delen vara en rimligare affär.

Gör detta: Skriv en kort gå-vidare-eller-avstå-bedömning. Ange varför ni kan leverera, vad anbudsarbetet kostar och vilken marginal affären behöver ge.

2. Gör en kravlista – och skriv för den faktiska utvärderingen

Skilj på sådant som måste vara uppfyllt och sådant som påverkar vilket anbud som vinner. Kraven kan gälla företaget, tjänsten eller varan, hur anbudet ska lämnas och hur kontraktet ska genomföras. Läs när varje krav ska vara uppfyllt och vilka bevis som ska lämnas.

Gör en enkel tabell med fyra kolumner: krav, ert svar, bilaga eller bevis och ansvarig person. Kontrollera exempelvis referensuppdrag, intyg och efterfrågade beskrivningar mot dokumentens exakta formuleringar.

Läs sedan utvärderingsmodellen. Avgörs affären av pris, kostnad eller förhållandet mellan pris och kvalitet? Om kvalitet ger poäng behöver ni beskriva det som faktiskt bedöms. Allmänna påståenden som ”hög service” hjälper mindre än ett konkret arbetssätt som besvarar kriteriet.

Exempel: Om leveransorganisationen bedöms, beskriv vem som ansvarar för uppdraget, hur ersättare ordnas och hur avvikelser hanteras – i den omfattning och form köparen efterfrågar.

Gör detta: Låt någon som inte har skrivit anbudet kontrollera att varje fråga är besvarad och att varje efterfrågad bilaga går att hitta. Räkna inte med att få lägga till saknade uppgifter efter sista anbudsdag; möjligheten till rättelser och kompletteringar är begränsad.

3. Ställ frågor medan det fortfarande går att påverka

Otydliga krav är en anledning att fråga, inte att gissa. Använd den frågefunktion eller kontaktväg som anges i upphandlingen. Håll reda på sista dag för frågor och följ publicerade svar och ändringar hela vägen fram till inlämningen.

Var konkret. Hänvisa till avsnittet, förklara vad som är oklart och fråga hur kravet ska tolkas. Om ett krav verkar onödigt begränsande för mindre företag kan du beskriva konsekvensen och föreslå ett alternativ. Köparen behöver inte acceptera förslaget, men får möjlighet att ta ställning innan anbuden lämnas.

Frågor och svar görs normalt tillgängliga för samtliga anbudsgivare utan att frågeställarens identitet anges. Undvik därför att skriva affärshemligheter i frågan.

Exempel: ”I avsnitt 3.2 efterfrågas tre referensuppdrag. Kan uppdrag som utförts av den erbjudna personalen hos en tidigare arbetsgivare godtas, och vilket underlag behövs i så fall?” Svaret avgör vad som gäller i just den upphandlingen.

Gör detta: Lägg sista frågedag och sista anbudsdag i kalendern, med en egen tidigare kontrollpunkt. Sena frågor kan bli för sena att besvara före inlämningen.

4. Samarbeta när rätt kompetens eller kapacitet saknas

Det finns flera sätt att samarbeta: anlita underleverantörer, lämna ett gemensamt anbud eller åberopa ett annat företags kapacitet för vissa kvalificeringskrav. De alternativen betyder inte samma sak.

Att ange en underleverantör innebär inte automatiskt att du får använda dennes referenser eller ekonomiska styrka för att kvalificera ditt eget företag. Om du åberopar annans kapacitet måste du visa att du faktiskt kommer att förfoga över de resurser som behövs, exempelvis genom ett åtagande från företaget. Vid krav på viss erfarenhet eller vissa kvalifikationer kan det företaget också behöva utföra de delar som kapaciteten gäller.

Läs upphandlingsdokumenten om vilket underlag som krävs och vilka uppgifter köparen ska få. Bestäm ansvar, arbetsfördelning, ersättning och vad som händer om samarbetet brister innan anbudet skickas in.

Exempel: En mindre konsultbyrå kan behöva en specialistpartner för en del av uppdraget. Kontrollera om partnern bara ska utföra arbete eller också behöver bidra till att uppfylla ett kvalificeringskrav.

Gör detta: Dokumentera samarbetet och samla in åtaganden i tid. Samarbeten mellan konkurrenter kan omfattas av konkurrensrättsliga begränsningar; sök rådgivning om ni är osäkra på om ett gemensamt anbud är tillåtet.

5. Lämna ett komplett anbud – och lär av tilldelningen

Planera inlämningen som en egen arbetsuppgift. Kontrollera prisbilagor, efterfrågade intyg, eventuella underskrifter och att anbudet lämnas i rätt system. Ladda upp i god tid så att filproblem och behörigheter inte blir ett sista-minuten-hinder.

Kontrollera att inlämningen verkligen är slutförd och spara systemets bekräftelse. Ett uppladdat utkast är inte nödvändigtvis ett inskickat anbud.

När tilldelningsbeslutet kommer: jämför resultatet med den angivna utvärderingen. Om ni inte vann, begär gärna ut utvärderingsunderlaget och det vinnande anbudet från köparen. Handlingarna sekretessprövas, och uppgifter kan vara maskerade – du kan inte räkna med att få se allt.

Exempel: Om ert anbud fick lägre kvalitetspoäng, undersök vilka kriterier som gjorde skillnad. Saknades konkreta beskrivningar, var leveransupplägget svagare eller var priset för högt i förhållande till utfallet?

Gör detta: Håll ett kort möte efter varje upphandling. Skriv ned vad ni ska behålla, ändra och förbereda inför nästa anbud. Om ni misstänker ett fel i upphandlingen, sök rådgivning snabbt – tidsfristerna för rättsliga åtgärder kan vara korta.

Checklista innan du skickar in

• Uppdragets omfattning och avtalsvillkor fungerar med er kapacitet och kalkyl.
• Varje obligatoriskt krav är kontrollerat, inklusive när det ska vara uppfyllt.
• Alla frågor är besvarade och efterfrågade bilagor finns med.
• Prisuppgifterna är konsekventa och följer den efterfrågade modellen.
• Beskrivningarna svarar på det som utvärderas, inte bara på vad ni vill berätta.
• Eventuella partners och åtaganden är dokumenterade enligt kraven.
• Ni har läst de senaste svaren och ändringarna.
• Anbudet är slutligt inskickat före sista anbudsdag och bekräftelsen är sparad.

Börja med rätt möjlighet

Det viktigaste steget är ofta att välja bort fel affärer. När uppdraget passar ert företag kan ni lägga tiden på ett väl underbyggt anbud i stället för att försöka anpassa verksamheten till ett kontrakt ni inte kan bära. Använd Affärsradar för att hitta annonser i er bransch och region, och gå vidare till den officiella annonsen och de fullständiga upphandlingsdokumenten innan ni fattar beslut.

Källor och vidare läsning

Vägledningen nedan kommer från Upphandlingsmyndigheten:

• Lämna anbud
• Uppdelning av kontrakt
• Frågor och svar vid upphandling
• Åberopa andra företags kapacitet
• Om du förlorade upphandlingen

Guiden är generell information, inte juridisk rådgivning. Upphandlingsdokumenten och reglerna för den aktuella upphandlingen måste alltid kontrolleras.