Ett tilldelningsbeslut kan kännas som slutet på en lång anbudsprocess. Men om du som leverantör anser att den upphandlande organisationen har gjort fel finns en väg vidare: överprövning. Det är den juridiska termen – inte överklagande – och det handlar om att låta domstolen pröva om upphandlingen har gått rätt till enligt lagen om offentlig upphandling (LOU).

Här går vi igenom hur processen fungerar, vad som krävs för att få rätt och vilka handlingar du kan begära ut.

Tio dagar att agera

När myndigheten har utvärderat anbuden skickar den ut ett tilldelningsbeslut. Från den stunden löper en avtalsspärr. Under avtalsspärren får myndigheten inte teckna avtal med vinnaren – och det är under den tiden du kan ansöka om överprövning av upphandlingen.

Avtalsspärren gäller i minst 10 dagar om beslutet skickats elektroniskt och 15 dagar om det skickats på annat sätt. Dagen då beslutet skickas räknas som dag noll. Infaller sista dagen på en lördag, söndag eller helgdag förlängs spärren till nästa vardag.

Kommer din ansökan in till förvaltningsrätten i tid förlängs avtalsspärren automatiskt, så att avtal inte kan tecknas medan domstolen prövar saken. När avtalet väl har tecknats går det inte längre att överpröva själva upphandlingen. Då återstår i stället att överpröva avtalets giltighet eller att begära skadestånd – två betydligt svårare vägar.

Överprövning är inte begränsad till tilldelningsbeslutet. En upphandling kan prövas så snart den har påbörjats, till exempel om du anser att kraven i upphandlingsdokumenten är otydliga eller onödigt hårda. Det kan vara klokare att agera då än att vänta tills du förlorat.

Steg för steg

1. Ta reda på varför du inte vann

Innan du ansöker måste du förstå beslutet. Begär genast ut det vinnande anbudet och myndighetens utvärdering. Läs dem mot upphandlingsdokumenten: Har vinnaren verkligen uppfyllt alla krav? Har utvärderingen gått till som det var utlovat?

Prata gärna med myndigheten först. Upphandlingsmyndigheten rekommenderar att leverantören tar kontakt och förklarar vad den anser är fel – ibland är det ett missförstånd, och då kan en lång process undvikas för båda parter.

2. Ansök hos rätt förvaltningsrätt

Ansökan lämnas till den förvaltningsrätt där den upphandlande organisationen har sin hemvist. Den ska bland annat innehålla vad du vill att domstolen ska besluta och vilka omständigheter du grundar det på.

Hinner du inte bli helt klar under avtalsspärren kan domstolen begära att du kompletterar ansökan. Men räkna inte med det som en strategi – lägg fram dina invändningar så tydligt som möjligt från början.

3. Domstolens prövning

Förvaltningsrätten ska handlägga överprövningsmål skyndsamt. Domstolen prövar bara det du som leverantör har pekat ut. Den letar inte själv efter fel.

Får du rätt kan domstolen besluta att upphandlingen ska göras om eller att den får avslutas först efter rättelse, till exempel genom en ny utvärdering. Förvaltningsrättens dom kan överklagas till kammarrätten, men där krävs prövningstillstånd.

Två saker måste du kunna visa

Det räcker inte att vara missnöjd med utgången. För att få rätt behöver du visa två saker:

• Ett fel. Myndigheten har brutit mot en bestämmelse i LOU eller mot de grundläggande principerna, som likabehandling, öppenhet och proportionalitet.
• En skada. Du har lidit, eller riskerar att lida, skada av felet. Oftast betyder det att felet har påverkat dina chanser att få kontraktet.

Båda delarna krävs. Ett formellt fel som inte påverkat utgången för dig leder i regel inte till att upphandlingen görs om.

Underlaget bör vara en saklig och konkret argumentation: exakt vilket krav, vilken utvärdering eller vilket beslut som är felaktigt, varför det strider mot reglerna och hur det har drabbat dig. Hänvisa till upphandlingsdokumenten, anbuden och utvärderingen.

Vad kostar det?

Att ansöka om överprövning är kostnadsfritt. Parterna står för sina egna kostnader, och du riskerar inte att få betala myndighetens eller vinnarens. Den kostnad du har är alltså din egen – i första hand tid och eventuellt juridiskt ombud.

Konkurrenternas anbud – vad får du se?

I Sverige gäller offentlighetsprincipen. Så länge upphandlingen pågår gäller absolut sekretess för anbuden, men när tilldelningsbeslutet har fattats upphör den. Då blir anbuden och utvärderingen i regel möjliga att begära ut.

Sekretess kan begränsa insynen

Delar av ett anbud kan fortfarande hemlighållas enligt offentlighets- och sekretesslagen. Det gäller uppgifter om en leverantörs affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att leverantören skadas om uppgifterna lämnas ut.

Det kan till exempel röra unika tekniska lösningar, detaljerade prismodeller, kundlistor eller metoder som inte är kända på marknaden. Uppgifter som var avgörande i utvärderingen, som anbudets totalpris, brukar däremot i regel lämnas ut.

Tre saker är bra att veta:

• Myndigheten avgör. Det är den upphandlande organisationen som prövar sekretessen varje gång någon begär ut handlingar.
• Leverantören kan inte bestämma själv. Att en anbudsgivare har begärt sekretess i sitt anbud gör inte uppgifterna hemliga. Begäran är bara en upplysning till myndigheten.
• Avslag kan överklagas. Nekas du hela eller delar av en handling kan du begära ett skriftligt beslut, och det beslutet kan normalt överklagas till kammarrätten.

Checklista: när tilldelningsbeslutet kommer

1. Notera exakt när beslutet skickades och räkna ut när avtalsspärren löper ut.
2. Begär ut vinnarens anbud och utvärderingen samma dag.
3. Läs igenom underlaget mot upphandlingsdokumenten: krav, utvärderingsmodell och poängsättning.
4. Kontakta myndigheten om något är oklart.
5. Bedöm både felet och skadan – inte bara om beslutet känns orättvist.
6. Ta hjälp av en jurist med erfarenhet av upphandling om du överväger att gå vidare.
7. Lämna in ansökan till rätt förvaltningsrätt innan avtalsspärren löper ut.

Sammanfattande råd

Agera snabbt. Avtalsspärren är kort, och när avtalet är tecknat är möjligheterna betydligt mer begränsade.

Var saklig. Domstolen prövar om reglerna har följts, inte vem som borde ha vunnit. Fokusera på konkreta fel och hur de har påverkat dig.

Ta hjälp. En överprövning kräver god kunskap om upphandlingsregler och domstolsprocess. Det är ofta värt att låta en jurist som är specialiserad på offentlig upphandling bedöma dina chanser innan du går vidare.

Artikeln ger allmän information och är inte juridisk rådgivning. Kontrollera alltid vad som gäller i den aktuella upphandlingen.

Källor

• Upphandlingsmyndigheten: Allmänna regler om överprövning
• Upphandlingsmyndigheten: Överprövning av en upphandling
• Upphandlingsmyndigheten: Domstolsprocessen vid överprövning
• Upphandlingsmyndigheten: Avtalsspärr och ingå avtal
• Upphandlingsmyndigheten: Sekretess i offentlig upphandling
• Upphandlingsmyndigheten, frågeportalen: Hur mycket kostar det att överpröva en upphandling?
• Upphandlingsmyndigheten, frågeportalen: Kan anbudsgivare sekretessbelägga sitt anbud genom att begära sekretess?