Samordnade ramavtal ger kommunerna bättre villkor men gör varje upphandling större. För leverantören betyder det färre men viktigare chanser – och vikten av att bevaka annonserna löpande.

Vad ett ramavtal egentligen är

Ett ramavtal är ett avtal som fastställer villkoren för kontrakt som senare ska tilldelas under en viss tidsperiod. Skillnaden mot ett vanligt upphandlingskontrakt är att inget köp genomförs direkt: först tecknas ramavtalet, därefter gör de upphandlande organisationerna så kallade avrop för sina faktiska behov. Ramavtal kan avse såväl varor och tjänster som byggentreprenader.

En viktig detalj för leverantörer: ett ramavtal kan ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer – men endast de organisationer som anges i avtalet får avropa från det. Står det att flera kommuner eller regioner är med, är det alltså samlade volymer du konkurrerar om.

Ramavtal är ingen nischform. En betydande del av alla annonserade upphandlingar avser ramavtal – år 2020 var det 40 procent av de annonserade upphandlingarna i Sverige.

Därför går kommunerna samma väg

Samordningen styrs av enkel ekonomi. Kommunerna har likartade behov men små egna volymer, och att varje kommun upphandlar samma tjänst separat är dyrt både för köparen och för leverantörerna som måste anmäla sig gång på gång.

Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) driver nätverk och beställargrupper för att utveckla samordnade upphandlingar, och ett nätverk av cirka 33 inköpschefer representerar landets 290 kommuner. Motivet är att samla den gemensamma köpkraften – bland annat för att få bättre priser och kunna ställa krav som utvecklar marknaden, exempelvis mot hållbarhetsmål.

Skalorna är stora. År 2024 annonserade upphandlande organisationer 17 575 upphandlingar till ett uppskattat värde av 931 miljarder kronor, och majoriteten av upphandlingarna annonserades av kommunerna. När en större andel av dessa samlas i gemensamma ramavtal blir varje enskilt beslut tyngre.

Reglerna i korthet

• Löptid: fyra år som utgångspunkt. Ett ramavtal som upphandlas enligt de direktivstyrda reglerna får maximalt löpa i fyra år, inklusive options- och förlängningsklausuler. Längre löptid kräver särskilda skäl, till exempel att leverantörerna måste göra investeringar med längre avskrivningstid.
• Små upphandlingar har frihet men också risk. Vid upphandlingar under tröskelvärdena saknas detaljerade regler om ramavtal – de grundläggande upphandlingsprinciperna, som proportionalitet och öppenhet, avgör vad som är tillåtet.
• Avropen regleras i avtalet. Hur avropen går till – om de görs direkt på överenskomna villkor eller via viss konkurrens inom ramavtalet – ska framgå av själva ramavtalet.

Vad det betyder för dig som leverantör

1. Färre chanser – men större. När tio kommuner slår ihop sina behov till ett ramavtal upphandlas samma sak en gång i stället för tio. Insatsen är densamma, men konsekvensen blir större: på ofördelat avtal ligger hela den samlade volymen, och på förlorat avtal ligger tiomarknader borta under hela avtalstiden.

2. Kraven växer med volymen. Samordnade ramavtal drar ofta in större leverantörer, och kraven på kapacitet, referenser, leveranssäkerhet och uppföljning är tyngre än i en enskild kommuns upphandling. Mindre bolag behöver läsa kravställningen noga och bedöma ärligt om de kan leva upp till den – en del ramavtal har också flera delområden, där mindre aktörer kan vinna ett område i stället för hela.

3. Att vinna ramavtalet är inte samma sak som att sälja. Om flera leverantörer är med på avtalet krävs ofta fortsatt aktivitet för att faktiskt få avropen. Läs i förväg hur avropen fördelas – det avgör om platsen på ramavtalet är värd något för just ditt bolag.

När lönar det sig att vara med

Ramavtalet är oftast rätt väg när tre saker stämmer:

• Din bransch har återkommande, standardiserade behov – till exempel livsmedel, kontorsmaterial, rese- och transporttjänster, it-tjänster eller byggentreprenader. Ju tydligare produkten är, desto enklare är den att samordna.
• Du klarar volymen. Räkna på den samlade behovsmängden, inte på en enskild kommuns årsbehov. Kan du inte leverera hela, se om avtalet har delområden eller om flera leverantörer tillåts.
• Du kan vänta ut affären. Från annonsering till tilldelning, och från ramavtal till första avropet, kan det gå lång tid. Ramavtal handlar om positioner som ger försäljning under flera år.

Tre råd inför nästa ramavtal

1. Bevaka annonserna efter köpare, inte bara område. Sök efter lead buyer och deltagande organisationer. Ett gemensamt ramavtal som annonseras av en enskild kommun kan gälla ett helt län.
2. Använd frågeperioden. Frågor om avropsmekanism, volymsberäkning och kravbild är värda att ställa – svaren ligger sedan i upphandlingsdokumenten inför ditt anbud.
3. Räkna på hela löptiden. Beräkna lönsamheten över upp till fyra år, inklusive kostnader för uppföljning, rapportering och eventuell kapacitetsutbyggnad. Ett ramavtal som vunnits för billigt är en lätt förlustaffär.

---

Källor: Upphandlingsmyndigheten, Ramavtal vid offentlig upphandling, Kommunerna annonserar flest upphandlingar 2024 samt SKR, Upphandling inom kommuner och regioner.